La gestion des paiements est un des aspects les plus chronophages d'une vente associative : encaisser, vérifier, relancer puis enregistrer prend souvent plus de temps que la vente elle-même. Bien choisir ses moyens de paiement en amont évite les erreurs de caisse et les impayés.
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Les points clés de la gestion des paiements :
- limiter les moyens de paiement acceptés
- exiger le règlement à la commande
- centraliser le suivi dans un document unique
- sécuriser les espèces et les remises en banque
- conserver une trace de chaque encaissement
Quels moyens de paiement accepter pour une vente associative ?
Les espèces
Le moyen le plus spontané pour les petits montants et les ventes en direct, mais le plus risqué : perte, vol, erreur de monnaie, absence de traçabilité. Prévoyez un fonds de caisse, un reçu pour chaque paiement et une remise en banque rapide.
Les chèques
Très utilisés dans le cadre scolaire : simples à collecter avec un bon de commande papier et laissant une trace écrite. Précisez l'ordre exact à indiquer (le nom de l'association) et vérifiez à réception du chèque le montant, la date et la signature.
Le virement bancaire
Traçable et sans manipulation d'argent, il convient aux montants élevés et aux paiements d'entreprises. Son inconvénient : des libellés peu explicites qui compliquent le rapprochement. Demandez une référence, par exemple le nom de famille suivi du numéro de commande.
Le paiement en ligne par carte bancaire
Le plus confortable pour les familles comme pour les bénévoles : encaissement immédiat, rattaché automatiquement à la commande, sans espèces à gérer. Il suppose une plateforme, souvent moyennant une commission.
Bon à savoir : plus vous acceptez de moyens de paiement, plus le suivi se complexifie. Deux options bien maîtrisées valent mieux que quatre méthodes de paiement mal suivies.
Gérer les paiements soi-même ou passer par une plateforme ?
Trois organisations sont possibles.
- La gestion interne : bons papier, encaissement par les bénévoles, suivi sur tableur. Sans frais, mais exigeante en temps et sujette aux erreurs.
- La plateforme de paiement en ligne : les participants règlent en ligne, les bénévoles n'ont aucun encaissement à gérer : un réel gain de temps.
- La vente sans gestion de paiement : certains fournisseurs proposent une boutique dédiée à votre association où chaque famille paie sa commande. L'association ne manipule aucun fonds et perçoit sa part en remise.
Comment sécuriser l'encaissement ?
Quelques précautions évitent la majorité des incidents :
- désigner un référent unique, idéalement le trésorier
- remettre un reçu numéroté pour tout paiement en espèces
- ne jamais laisser d'espèces ou de chèques dans un lieu non surveillé
- privilégier des remises en banque fréquentes et un contrôle de caisse à deux
Comment suivre les paiements et éviter les impayés ?
La règle la plus efficace reste le paiement à la commande : aucune commande n'est transmise au fournisseur tant qu’elle n'est pas réglée. Vous supprimez ainsi l'essentiel du risque d'impayé et toute avance de trésorerie.
Centralisez le suivi dans un tableau unique : nom, produits, montant dû, moyen de paiement, date d'encaissement et statut du règlement.
En cas de retard, une relance courte avant la date limite suffit généralement. Si un chèque revient impayé, contactez la famille avant toute autre démarche.
La vente associative St Michel : aucun paiement à gérer
Avec la vente associative St Michel, vous choisissez votre formule :
- En vente en ligne : chaque participant passe directement sa commande et règle son achat en ligne. L’association n’a donc pas à collecter les règlements ni à gérer les espèces ou les chèques. La rétribution de l’association est versée à la fin de la vente.
- En vente groupée : l’association collecte les commandes et les règlements des participants, puis regroupe l’ensemble des commandes avant de passer une commande globale auprès de St Michel. Elle règle ensuite une facture unique correspondant à cette commande, avec la remise de l’association directement appliquée au moment du paiement.
Si vous souhaitez organiser une vente sans gérer les paiements, contactez notre service dédié par téléphone ou par mail, ou rendez-vous sur notre rubrique Vente Association.
